Les agences numériques utilisent des données personnelles dans les formulaires, les analyses, les outils CRM, la publicité, le suivi des appels et l'assistance. Notez ce que chaque outil collecte, pourquoi ces données sont nécessaires, où elles sont stockées, qui peut y accéder et combien de temps elles sont conservées. La notice de confidentialité doit décrire ces pratiques réelles.
Les campagnes SEO et de performance peuvent utiliser des cookies, des pixels de suivi, des outils d'attribution, des analyses et des sous-traitants. Associez chaque usage à un objectif précis et expliquez-le aux utilisateurs.
Recenser les données traitées par l'agence
Listez les coordonnées, identifiants d'analyse, données de session et d'appareil, attributions de campagnes, journaux d'appels, exports CRM et accès aux systèmes clients. Pour chaque élément, notez l'outil, l'objectif, le responsable, le lieu de stockage et les personnes autorisées à y accéder.
Comparez cet inventaire aux outils actifs, fichiers partagés, boîtes de réception et comptes fournisseurs. Supprimez les outils ou les accès qui n'ont plus d'objectif défini.
Examiner les cookies et les outils de suivi
Pour les analyses, le remarketing, les cartes de chaleur et les tests, notez les données collectées, leur utilité, les personnes qui peuvent y accéder et leur durée de conservation. Supprimez les outils sans motif professionnel actuel et expliquez ceux qui restent.
La popularité d'un outil ne justifie pas à elle seule son utilisation par une agence. Mettez à jour l'objectif annoncé lorsque les outils changent.
Collecter seulement les données nécessaires au travail
- Collectez uniquement les informations nécessaires à un service ou à une communication dont l'objectif est indiqué.
- Limitez l'accès aux personnes qui ont besoin de ces données pour leur travail.
- Supprimez les exports bruts lorsque le travail ne les nécessite plus.
- Examinez les formulaires et les parcours de demande pour supprimer les champs inutiles.
Moins de champs et des exports conservés moins longtemps réduisent les informations que l'agence doit stocker et protéger.
Préciser les notices, la conservation et les accès
Expliquez aux utilisateurs quelles informations sont collectées et pourquoi. Fixez des durées de conservation pour les demandes, exports de campagnes et fichiers temporaires. Limitez les accès et protégez les identifiants, exports et sauvegardes.
Réexaminez les notices, les règles de conservation et les accès lorsque les outils du site ou les flux de données changent.
Liste de contrôle pour les sites gérés par une agence
- Listez les outils tiers actifs de suivi et de traitement des données.
- Supprimez les champs de formulaire non essentiels.
- Définissez qui peut accéder aux données de prospects, aux analyses et aux exports CRM.
- Fixez des règles de conservation pour les demandes, exports de campagnes et fichiers temporaires.
- Mettez à jour les notices de confidentialité et de cookies lorsque les outils ou les flux de données changent.
Conservez l'inventaire des données avec les notes de travail de l'équipe et réexaminez-le lorsque le site, les outils ou le travail changent.