סוכנויות דיגיטל משתמשות במידע אישי בטפסים, בכלי אנליטיקה וב-CRM, בפרסום, במעקב שיחות ובתמיכה. תעדו איזה מידע כל כלי אוסף, מדוע הוא נחוץ, היכן הוא נשמר, למי יש גישה אליו ולכמה זמן. הודעת הפרטיות צריכה לתאר את הנהלים בפועל.
קמפייני SEO וביצועים עשויים להשתמש בקובצי עוגיות, בפיקסלים למעקב, בכלי ייחוס, באנליטיקה ובמעבדי נתונים חיצוניים. קשרו כל שימוש למטרה ברורה והסבירו אותה למשתמשים.
מיפוי המידע שהסוכנות מטפלת בו
רשמו פרטי קשר, מזהי אנליטיקה, נתוני הפעלה ומכשיר, ייחוס קמפיינים, יומני מעקב שיחות, ייצואי CRM וגישה למערכות לקוחות. לכל פריט ציינו את הכלי, המטרה, האחראי, מיקום האחסון ומי יכול לגשת אליו.
השוו את המיפוי לכלים פעילים, לקבצים משותפים, לתיבות דואר ולחשבונות ספקים. הסירו כלים או הרשאות גישה שאין להם עוד מטרה מוגדרת.
בדיקת קובצי עוגיות וכלי מעקב
תעדו איזה מידע נאסף בכלי אנליטיקה, רימרקטינג, מפות חום וניסויים, מדוע הוא נחוץ, למי יש גישה אליו ולכמה זמן הוא נשמר. הסירו כלים שאין להם עוד צורך עסקי והסבירו את הכלים שנשארים.
העובדה שכלי נפוץ בשוק אינה מסבירה מדוע הסוכנות משתמשת בו. ודאו שהמטרה המתוארת מדויקת כשכלים משתנים.
אוספים רק את מה שנחוץ לעבודה
- אוספים רק מידע שנדרש למטרה מוגדרת של שירות או תקשורת.
- מגבילים גישה למי שזקוק למידע לצורך עבודתו.
- מסירים ייצואי נתונים גולמיים כשהעבודה כבר אינה דורשת אותם.
- בודקים טפסים ותהליכי פנייה ומסירים שדות מיותרים.
פחות שדות וייצואי נתונים שנשמרים לזמן קצר מצמצמים את המידע שהסוכנות צריכה לאחסן ולהגן עליו.
הודעות ברורות, תקופות שמירה ובקרת גישה
ספרו למשתמשים איזה מידע נאסף ומדוע. קבעו תקופות שמירה לפניות, לייצואי קמפיינים ולקבצים זמניים. הגבילו גישה והגנו על פרטי גישה, ייצואי נתונים וגיבויים.
בדקו הודעות, כללי שמירה והרשאות גישה כאשר כלי האתר או זרימות הנתונים משתנים.
רשימת בדיקה לפרטיות באתרי סוכנות
- תעדו את כל כלי המעקב ועיבוד הנתונים הפעילים של צדדים שלישיים.
- הסירו שדות טופס שאינם נחוצים.
- הגדירו למי יש גישה לנתוני פניות, לאנליטיקה ולייצואי CRM.
- קבעו כללי שמירה לנתוני פניות, לייצואי קמפיינים ולקבצים זמניים.
- עדכנו הודעות פרטיות ועוגיות כאשר כלים או זרימות נתונים משתנים.
שמרו את מיפוי הנתונים עם נהלי העבודה של הצוות ובדקו אותו כאשר האתר, הכלים או העבודה משתנים.