Las agencias digitales usan datos personales en formularios, analítica, CRM, publicidad, seguimiento de llamadas y atención al cliente. Registra qué recoge cada herramienta, para qué lo necesita, dónde se guardan los datos, quién puede acceder y cuánto tiempo se conservan. El aviso de privacidad debe describir estas prácticas reales.
Las campañas de SEO y de rendimiento pueden usar cookies, píxeles de seguimiento, herramientas de atribución, analítica y encargados externos del tratamiento. Vincula cada uso a una finalidad clara y explícala a los usuarios.
Identifica los datos que maneja la agencia
Enumera los datos de contacto, identificadores analíticos, datos de sesiones y dispositivos, atribución de campañas, registros de llamadas, exportaciones de CRM y accesos a sistemas de clientes. Para cada elemento, anota la herramienta, finalidad, responsable, ubicación de almacenamiento y personas con acceso.
Compara el inventario con las herramientas activas, archivos compartidos, buzones y cuentas de proveedores. Elimina herramientas o accesos que ya no tengan una finalidad definida.
Revisa las cookies y herramientas de seguimiento
En analítica, remarketing, mapas de calor y experimentos, registra qué datos se recogen, por qué son necesarios, quién puede acceder y cuánto tiempo se conservan. Retira las herramientas sin una necesidad de negocio actual y explica las que permanezcan.
Que una herramienta sea habitual no explica por qué la usa una agencia. Actualiza la finalidad indicada cuando cambien las herramientas.
Recoge solo lo que el trabajo necesita
- Recoge solo la información necesaria para una finalidad de servicio o comunicación declarada.
- Limita el acceso a quienes necesiten los datos para su trabajo.
- Elimina las exportaciones sin procesar cuando el trabajo ya no las requiera.
- Revisa los formularios y recorridos de solicitud para quitar campos innecesarios.
Menos campos y exportaciones conservadas durante menos tiempo reducen la información que la agencia debe guardar y proteger.
Define avisos, conservación y controles de acceso
Explica a los usuarios qué información se recoge y por qué. Fija plazos de conservación para consultas, exportaciones de campañas y archivos temporales. Limita el acceso y protege credenciales, exportaciones y copias de seguridad.
Revisa los avisos, las reglas de conservación y los accesos cuando cambien las herramientas del sitio o los flujos de datos.
Lista de privacidad para sitios gestionados por agencias
- Enumera las herramientas externas activas de seguimiento y tratamiento de datos.
- Elimina los campos de formulario que no sean esenciales.
- Define quién puede acceder a datos de contactos, analítica y exportaciones de CRM.
- Establece reglas de conservación para consultas, exportaciones de campañas y archivos temporales.
- Actualiza los avisos de privacidad y cookies cuando cambien las herramientas o los flujos de datos.
Guarda el inventario de datos con las notas de trabajo del equipo y revísalo cuando cambien el sitio, las herramientas o el trabajo.