Цифровые агентства используют персональные данные в формах, аналитике, CRM, рекламе, отслеживании звонков и поддержке. Запишите, что собирает каждый инструмент, зачем нужны эти данные, где они хранятся, кто имеет доступ и как долго они сохраняются. Уведомление о конфиденциальности должно описывать эти реальные процессы.
SEO- и рекламные кампании могут использовать cookie, пиксели отслеживания, инструменты атрибуции, аналитику и сторонних обработчиков данных. У каждого способа использования должна быть понятная цель, объяснённая пользователям.
Составьте перечень данных агентства
Перечислите контактные данные, аналитические идентификаторы, данные сеансов и устройств, атрибуцию кампаний, журналы звонков, выгрузки CRM и доступы к системам клиентов. Для каждого пункта укажите инструмент, цель, ответственного, место хранения и лиц с доступом.
Сверьте перечень с активными инструментами, общими файлами, почтовыми ящиками и аккаунтами поставщиков. Удалите инструменты или доступы, у которых больше нет определённой цели.
Проверьте cookie и инструменты отслеживания
Для аналитики, ремаркетинга, тепловых карт и экспериментов запишите, какие данные собираются, зачем они нужны, кто имеет доступ и как долго они хранятся. Удалите инструменты без текущей рабочей необходимости и объясните использование оставшихся.
Распространённость инструмента не объясняет, зачем он нужен агентству. Обновляйте заявленную цель при смене инструментов.
Собирайте только нужные для работы данные
- Собирайте только сведения, необходимые для указанной цели оказания услуги или общения.
- Предоставляйте доступ только тем, кому данные нужны для работы.
- Удаляйте необработанные выгрузки, когда работа больше их не требует.
- Проверяйте формы и процессы обращения, чтобы убирать лишние поля.
Меньшее число полей и более короткий срок хранения выгрузок сокращают объём информации, которую агентству нужно хранить и защищать.
Определите уведомления, сроки хранения и доступы
Объясните пользователям, какие сведения собираются и зачем. Установите сроки хранения обращений, выгрузок кампаний и временных файлов. Ограничьте доступ и защитите учётные данные, выгрузки и резервные копии.
Проверяйте уведомления, правила хранения и доступы при изменении инструментов сайта или потоков данных.
Чек-лист конфиденциальности для сайтов агентства
- Перечислите активные сторонние инструменты отслеживания и обработки данных.
- Уберите необязательные поля форм.
- Определите, кто может обращаться к данным потенциальных клиентов, аналитике и выгрузкам CRM.
- Установите правила хранения обращений, выгрузок кампаний и временных файлов.
- Обновляйте уведомления о конфиденциальности и cookie при смене инструментов или потоков данных.
Храните перечень данных вместе с рабочими заметками команды и пересматривайте его при изменении сайта, инструментов или задач.